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  • Entidades Públicas – Qué tener en cuenta en Presentación y publicación mensual de EEFF, y reporte CHIP 

    Por: Admin | 29 junio, 2018

    Esta actualización aplica para todas las Entidades sujetas al ámbito del Régimen de Contabilidad Pública.

    Qué se debe tener en cuenta en Presentación y publicación mensual de EEFF, y reporte CHIP – Entidades Públicas

    Resumen:

    Teniendo en cuenta que las Entidades sujetas al ámbito del Régimen de Contabilidad Pública deben cumplir con la obligación de Presentar y publicar su Información Financiera de manera mensual, así como reportar los Estados Financieros Trimestrales en el SCHIP a la CGN (aplica también el ESFA para las Entidades de Gobierno), a continuación nos permitimos recordar la normativa y aspectos principales a tener en cuenta para el cumplimiento oportuno de estas obligaciones:

    Reporte CHIP a la CGN

    Las disposiciones vigentes en la materia, por parte de la CGN, se encuentran en el siguiente link: http://www.chip.gov.co/schip_rt/index.jsf

    Dentro de las novedades informadas por la CGN, se resaltan:

    • Versión vigente del CHIP Local: 24.4.0
    • El reporte se debe realizar en pesos (Resolución 097 del 15 de marzo de 2017)
    • La categoría Información Contable Pública finalizo su vigencia el 31 de diciembre 2017, por lo tanto, será deshabilitada para recibir información a partir del primer trimestre del 2018. Para el trimestre enero – marzo 2018 todas las entidades deberán reportar la categoría Información Contable Pública Convergencia.
    • A las Entidades de Gobierno se les informa que deben reportar la categoría Estado de Situación Financiera de Apertura – Convergencia, tomando como base los saldos al 31 de diciembre de 2017, según lo dispuesto en los artículos 14, 15, 16 y 18 de la Resolución 706 del 16 diciembre de 2016 y sus modificaciones.
    • Es importante tener en cuenta que los saldos finales reportados en el corte oct-dic del 2017 deben coincidir con los saldos iniciales del trimestre enero-marzo de 2018 con la excepción contemplada en la Carta Circular 02 (adjunta) para las entidades SIIF.

    Nota: Esta circular dirigida a Entidades de Gobierno, establece en el numeral 2 – reporte de información que, “el saldo inicial del formulario CGN2015.001.SALDOS.Y.MOVIMIENTOS.CONVERGENCIA ,en el primer trimestre de 2018 para las entidades públicas que hacen parte del Sistema Integrado de Información financiera — SIIF, corresponderá al saldo ajustado al 1° de enero de 2018 que se obtiene en aplicación del Instructivo 002 de 2015”.

    De igual manera indica que, “Adicionalmente, las entidades de gobierno que, en observancia de la regulación expedida por la CGN ajusten los saldos iniciales durante el primer periodo de aplicación, deberán retransmitir el formulario CGN2015.001.SI.Convergencia, de la categoría Estado de Situación Financiera de Apertura Convergencia y la información trimestral de la categoría Información Contable Pública — Convergencia. Así mismo, deben publicar nuevamente los informes financieros y contables mensuales, en los términos de la Resolución 182 de 2017.”

    La Resolución 706 de diciembre 2016 expedida por la CGN (adjunta), establece la información a reportar, requisitos y plazos de envío a la CGN. Esta resolución deroga las Resoluciones No 087 de 2016, 108 de 2016, 437 de 2015, 185 de 2015, 375 de 2007  248 de 2007.

    Nota: La Resolución 159 de 29 de mayo de 2018 modifica el plazo de la Resolución 706, prorrogando el plazo para presentación de la información de las categorías Información Contable Pública Convergencia y el Estado de Situación Financiera de Apertura – Convergencia para las entidades de gobierno, hasta el 30 de junio 2018

    Esta resolución 706 de 2016 indica, entre otros aspectos, los siguientes:

    Capítulo I – Aspectos Generales

    • Ámbito de aplicación: Entidades sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública
    • Las categorías de información a reportar a través del Sistema CHIP:
      • Información contable pública:
        • Saldos y movimientos
        • Operaciones recíprocas
        • Variaciones trimestrales significativas
      • Estado de Situación Financiera de Apertura- Convergencia
      • Información Contable Pública – Convergencia
      • Control Interno Contable
      • Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME)
    • Funcionarios responsables
    • Formularios de las categorías de información contable pública, Información Contable Pública – Convergencia, Control Interno Contable, Evaluación Control interno contable,  Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), y Estado de Situación Financiera de Apertura- Convergencia.
    • Detalle de la estructura y composición del Formulario de Estado de Situación Financiera de Apertura- Convergencia
    • El uso de los procedimientos contables, expedidos por la CGN, para el diligenciamiento y envío de los reportes
    • Plazos para el reporte de la  información  a la CGN

    Capítulo II – Entidades de Gobierno incluidas en el ámbito de aplicación de la Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones

    Capítulo III – Entidades que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público incluidas en el ámbito de aplicación de la Resolución 414 de 2014 y sus modificaciones

    Capítulo IV – Entidades que cotizan en el mercado de valores y que captan y administran ahorro del público incluidas en el ámbito de aplicación de la Resolución 743 de 2013 y sus modificaciones

    Capítulo V – Disposiciones finales: Aprobación de información por órganos corporativos, Modificación de información, Reporte Individual, Presunción de la información reportada, Creación de nuevas categorías y formularios, y Vigencia y derogatorias.

    Es importante tener en cuenta que, para el diligenciamiento de los formularios se deben atender los requisitos de los instructivos y guías de formularios expedidos por la CGN (adjuntos)

    Presentación y publicación de Estados Financieros Mensuales

    La Resolución No 182 de mayo de 2017 expedida por la CGN (adjunta), que aplica a partir del 1 de enero de 2018 y deroga las disposiciones que le sean contrarias, incorporó, en los Procedimientos Transversales del RCP, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales (también adjunto), que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

    Esta resolución establece, entre otros aspectos, los siguientes:

    • Cuáles son los informes financieros y contables mensuales que se deben preparar y publicar, sin perjuicio de la información que se deba reportar a la CGN
    • Qué constituye los estados financieros a reportar, y qué deben revelar las notas a los informes financieros y contables mensuales
    • Excepciones en la aplicación de los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación del marco normativo expedido por la CGN (en Cambio en políticas contables y corrección de errores, y Notas a los informes financieros y contables mensuales)
    • Contenido y publicación de estos informes financieros y contables mensuales
    • Presentación comparativa en los Estados Financieros, excepto para las entidades sujetas al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, quienes presentarán la información comparativa, a partir de enero de 2019.
    • Plazo máximo para publicar los informes financieros y contables mensuales

    A continuación, algunas referencias relevantes tomadas de la norma:

    “Los informes financieros y contables mensuales que se deben preparar y publicar corresponden a: a) un estado de situación financiera; b) un estado de resultados o un estado del resultado integral, dependiendo del marco normativo que aplique para la elaboración del juego completo de estados financieros; y c) las notas a los informes financieros y contables mensuales.

    Lo anterior, sin perjuicio de la información que se deba reportar a la Contaduría General de la Nación en las condiciones y plazos que establezca esta autoridad de regulación.
     
    (…) y las notas a los informes financieros y contables mensuales revelan hechos económicos que no son recurrentes, que surgen durante el correspondiente mes y que tienen un efecto material en la estructura financiera de la entidad, presentando así información adicional relevante.
     
    (…) En ningún caso, los informes financieros y contables mensuales reemplazarán la preparación y presentación, al cierre del periodo contable, del juego completo de estados financieros, regulada en los marcos normativos expedidos por la Contaduría General de la Nación
     
    (…) los hechos económicos deben quedar reconocidos en el mes en el que ocurran (…)”

    La resolución indica, de igual manera que, para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, la entidad aplicará los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación del marco normativo expedido por la Contaduría General de la Nación que le sea aplicable, excepto por unos aspectos puntuales relacionados con:

    • Cambio en políticas contables y corrección de errores
    • Notas a los informes financieros y contables mensuales: “Las notas a los informes financieros y contables mensuales se presentarán cuando, durante el correspondiente mes, surjan hechos económicos que no sean recurrentes y que tengan un efecto material en la estructura financiera de la entidad; en algunas circunstancias será necesario que se revelen en forma detallada las partidas más representativas que afectaron los informes financieros y contables del mes. Las notas a los informes financieros y contables mensuales no son las exigidas por los marcos normativos para la preparación y presentación de la información financiera de propósito general. Algunos hechos que pueden tener un impacto importante, y que por tal razón se tendrían que revelar, están relacionados con: ajustes al valor neto de realización o al costo de reposición de los inventarios; adquisiciones de propiedades, planta y equipo; deterioro del valor de los activos; reclasificaciones de partidas por cambios en el uso de los activos; disposiciones de activos; pago de litigios; ingresos o gastos inusuales; cambios en las estimaciones; y ocurrencia de siniestros.”

    Respecto al contenido y publicación de estos informes financieros y contables mensuales, la Resolución establece: “El estado de situación financiera y el estado de resultado o el estado del resultado integral, según corresponda, tendrán la misma estructura que los estados financieros anuales presentados a diciembre del año inmediatamente anterior, en relación con los criterios para agrupar, totalizar y subtotalizar las partidas. Sin embargo, si durante el transcurso del mes se presentan hechos económicos que requieran el ajuste a la estructura de los informes financieros y contables mensuales, la entidad podrá realizar los cambios que considere pertinentes para que la información refleje la realidad económica de la misma.”

    Adicionalmente, la resolución indica que el estado de situación financiera, así como el estado de resultados o el estado de resultado integral, deben presentarse comparativos, excepto para las entidades sujetas al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, quienes presentarán la información comparativa, a partir de enero de 2019.

    Respecto de la publicación, la resolución establece: “Los informes financieros y contables mensuales se publicarán, como máximo, en el transcurso del mes siguiente al mes informado, excepto los correspondientes a los meses de diciembre, enero y febrero, los cuales se publicarán, como máximo, en el transcurso de los dos meses siguientes al mes informado.”

    Para la elaboración de estos estados financieros, consideramos que se puede tener en cuenta la Guía No 2 de Presentación de Estados Financieros que emitió la CGN para las Empresas que No cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público (adjunta); considerando que aún no se ha expedido una guía con este mismo propósito para las Entidades de Gobierno. Por supuesto, al tener en cuenta esta guía en mención, se deberá considerar que la misma ha sido preparada bajo el Marco Normativo definido para las Empresas que No cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y, por lo tanto, se deberá tener presente las modificaciones a las que pudiera haber lugar en aplicación del Marco normativo dispuesto por la CGN para las Entidades de Gobierno, acorde a la Resolución 533 de 2015 y modificatorios.

    De igual manera, por favor tener en cuenta, tal como lo indica la Introducción de la Guía, que: “Las Guías de Aplicación son documentos que no tienen carácter vinculante y que ejemplifican por medio de casos la aplicación de los criterios establecidos en las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos. En consecuencia, las empresas no están obligadas a aplicar esta Guía, sin embargo, podrán tomarla como referente para ejercer juicios profesionales en circunstancias similares a las expuestas en el presente caso.

    El objetivo de esta Guía es ejemplificar la presentación de un juego completo de estados financieros, conforme a lo establecido en el Marco Normativo mencionado anteriormente”.

    Recordemos que el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece que es deber de todo servidor público: “Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes”.

    Puede ampliar la información consultado los siguientes archivos:

     

     

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